Online Mitgliederversammlung – Tools und Hilfen

Quelle: Verein aktuell (Detailansicht – verein-aktuell.de (verein-aktuell.de)
Mit der Verlängerung des Covid-19 Gesetzes besteht für die Vereine und Verbände auch in diesem Jahr die Möglichkeit, die Mitgliederversammlung virtuell abzuhalten. Die künftigen Änderungen in der Neufassung sind im nachfolgenden Text fett/kursiv hervorgehoben:

Zur Erläuterung der Änderungen nachfolgend ein Auszug aus der Gesetzesbegründung:

1. Absatz 2: „Virtuelle“ Mitgliederversammlung

Durch die ungewöhnliche Änderung („oder müssen“) soll klargestellt werden, dass auch eine rein virtuelle Mitgliederversammlung möglich ist, d.h. Mitglieder ausschließlich auf die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation verwiesen werden können.

Offenbar gab es Stimmen, die den bisherigen Wortlaut dahingehend interpretiert haben, dass nur eine so genannte hybride Versammlung möglich ist, d.h. neben der virtuellen Teilnahme stets auch die Möglichkeit einer physischen Teilnahme eröffnet werden muss.

2. Absatz 2a: Keine Einberufungspflicht für Vorstand

Viele Vereine, die aufgrund ihrer Satzung zur Durchführung einer turnusmäßigen Mitgliederversammlung verpflichtet gewesen wären, diese pandemiebedingt aber nicht in Präsenz durchführen konnten, haben sich davor gescheut, eine virtuelle Versammlung einzuberufen.

Viele kleine Vereine verfügen auch nicht über ausreichende Mittel, um nach Absatz 2 die Mitgliederversammlung als virtuelle Mitgliederversammlung durchzuführen. Es gibt zudem auch Vereine, die überwiegend ältere Mitglieder haben, die nicht bereit oder in der Lage sind, an einer virtuellen Mitgliederversammlung teilzunehmen.

Viele Vorstände sind derzeit daher unsicher, wie sie sich in diesen Fällen verhalten müssen.

Durch den neuen Absatz 2a soll hier Rechtssicherheit geschaffen werden. Für die Vorstandsmitglieder soll klargestellt werden, dass sie die ordentliche Mitgliederversammlung aufschieben können, solange Präsenzversammlungen nicht möglich sind und eine virtuelle Mitgliederversammlung nicht mit zumutbarem Aufwand für den Verein und die Mitglieder durchgeführt werden kann.

3. Absatz 3a: Anwendbarkeit für den Vorstand und die anderen Organe des Vereins

Es war bisher streitig, ob Absatz 2 und 3 auch für den Vorstand von Vereinen und Stiftungen sowie für andere Vereins- und Stiftungsorgane gilt, bei denen auch ein Bedürfnis besteht, die Sitzungen im Wege der elektronischen Kommunikation durchzuführen und Beschlüsse außerhalb der Versammlungen zu fassen.

Um insoweit für die Vereine und Stiftungen Rechtssicherheit zu schaffen, soll ausdrücklich geregelt werden, dass Absatz 2 und 3 neben der Mitgliederversammlung auch für Vereins- und Stiftungsvorstände sowie andere fakultative Vereins- und Stiftungsorgane gilt.

Nach dem Wortlaut der bisherigen Regelung war dies bisher nicht möglich, zumal dies in Abs. 4 ausdrücklich auch nur für die Parteien und nicht für Vereine vorgesehen war.

In der Praxis bedeutet dies, dass nunmehr alle Organe des Vereins eine virtuelle Beschlussfassung herbeiführen oder das schriftliche Umlaufverfahren anwenden können.

Leitfaden für digitale Mitgliederversammlungen (Information des DOSB)
Wie in der DOSB-Information vom 17. Dezember 2020 und in den digitalen dsj-Sprechstunden vom 8./9. Dezember 2020 angekündigt, ist es uns ein wichtiges Anliegen, unsere Erfahrungen aus den zuletzt digital gestalteten Sitzungen, wie der DOSB-Mitgliederversammlung und der dsj-Vollversammlung, aufzubereiten und diese Erfahrungswerte an unsere Mitgliedsorganisationen weiterzugeben. Heute möchten wir Ihnen den gemeinsam von DOSB, dsj und DSM erarbeiteten Leitfaden mit Informationen und Hilfestellungen zum Umgang mit der Konzeption, Planung und Durchführung von digitalen Mitgliederversammlungen übermitteln.
Wir hoffen, dass dieses praxisorientierte Papier Ihnen wertvolle Hinweise für eine professionelle Gestaltung Ihrer eigenen Veranstaltungen im digitalen Raum bietet. Bei weiteren Fragen zur Umsetzung können Sie sich gerne an die Servicestelle für Veranstaltungen der Deutschen Sport Marketing (veranstaltungen@dsm-olympia.de / 069-695801-73) wenden.

Leitfaden_Digitale_Mitgliederversammlungen

Kostenlose Anbieter für Videochats/-Meetings (ohne Gewähr):

1. Skype: Kostenlos, Sie benötigen lediglich ein Microsoft-Konto
2. Jitsi: Frei verfügbare Software, für die kein Account erstellt werden muss
3. Zoom: Bis zu 100 Teilnehmer können dabei sein, allerdings ist die Dauer des Gesprächs auf 40 Minuten begrenzt, es sei denn Sie upgraden auf die Pro-Version        (13,99€ / Monat)
4. Fairmeeting: Plattform für Videokonferenz: https://www.fairkom.eu/fairmeeting
5. Big Blue Button (https://www.chip.de/downloads/webapp-Big-Blue-Button_183196527.html)
• Youtube Anleitung dazu: https://youtu.be/-hmsbyhE50M